Succession planning คืออะไร และทำไมถึงสำคัญ?

ในฐานะ CEO หรือผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) การรับประกันความยั่งยืนในระยะยาวขององค์กรควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ของคุณ หนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของสิ่งนี้คือแผนการสืบทอดตำแหน่ง ซึ่งเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่เตรียมธุรกิจของคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลงผู้นำในอนาคต หากขาดแผนการที่ดี แม้แต่บริษัทที่ประสบความสำเร็จที่สุดก็ยังเผชิญกับความเสี่ยงสำคัญเมื่อผู้นำหลักหรือพนักงานออกจากตำแหน่งโดยไม่คาดคิด 

Succession planning คืออะไร? 

Succession planning หรือแผนการสืบทอดตำแหน่ง คือกระบวนการเฟ้นหาตัวตนผู้แทนตำแหน่ง​และพัฒนาผู้นำที่มีศักยภาพเพื่อเข้ามาทำหน้าที่ในตำแหน่งสำคัญของบริษัท ซึ่งรวมถึงการประเมินทักษะ ประสบการณ์ และศักยภาพของพนักงานปัจจุบัน เพื่อสร้างกลุ่มผู้สืบทอดที่สามารถเข้ารับตำแหน่งสำคัญได้เมื่อจำเป็น กระบวนการนี้ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น แต่ควรครอบคลุมถึงทุกตำแหน่งผู้นำและตำแหน่งสำคัญในองค์กรของคุณ 

สำหรับ CEO และผู้นำ HR แผนการสืบทอดตำแหน่งมีความสำคัญมาก เพราะช่วยให้แน่ใจว่าบริษัทสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงผู้นำเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การมีแผนการสืบทอดที่แข็งแกร่งทำให้บริษัทของคุณสามารถดำเนินไปได้อย่างไม่สะดุด ช่วยลดผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง สร้างขวัญกำลังใจ และปกป้องผลการดำเนินงานของบริษัท 

ใครบ้างที่ควรมีส่วนร่วมใน Succession planning? 

Succession planning ไม่ควรเป็นภาระหน้าที่ของแผนกทรัพยากรบุคคลเพียงฝ่ายเดียว แม้ว่า HR จะมีบทบาทสำคัญ แต่ก็ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมของผู้บริหารระดับสูง คณะกรรมการ และที่ปรึกษาภายนอกด้วย CEO ต้องมีบทบาทโดยตรงในการสนับสนุนโปรแกรมนี้ ขณะที่ HR จะเป็นผู้รับผิดชอบในการอำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้และมั่นใจได้ว่าระบบที่จำเป็นนั้นได้ถูกจัดเตรียมไว้อย่างเหมาะสม การร่วมมือกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้จะช่วยให้แน่ใจว่ามีการประเมิน พัฒนา และรักษาพนักงานที่มีศักยภาพไว้อย่างครบถ้วน 

Succession planning ควรใช้เวลานานแค่ไหน? 

Succession planning ไม่ใช่สิ่งที่จะทำเสร็จได้ในชั่วข้ามคืน เป็นกระบวนการที่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วใช้เวลา 3-5 ปีในการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งเป็นระยะเวลาที่เพียงพอสำหรับการระบุ พัฒนา และประเมินความพร้อมของผู้นำในอนาคต บริษัทควรเริ่มต้นแผนการสืบทอดตำแหน่งตั้งแต่เนิ่นๆ และปรับปรุงแผนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท สภาพตลาด หรือความต้องการในการพัฒนาของบุคคล 

ขั้นตอนการเตรียมโปรแกรม Succession planning 

ระบุตำแหน่งที่สำคัญ 

ระบุตำแหน่งที่เป็นกุญแจสำคัญต่อความสำเร็จของบริษัทและจะเกิดช่องว่างที่สำคัญหากไม่ได้รับการทดแทนอย่างเหมาะสม เริ่มต้นด้วยตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง แต่ไม่ควรละเลยตำแหน่งทางเทคนิคที่สำคัญซึ่งหายากหรือยากต่อการทดแทน 

ประเมินพนักงานปัจจุบัน 

ประเมินทักษะ ประสิทธิภาพ และศักยภาพความเป็นผู้นำของพนักงานปัจจุบัน ใช้การประเมินผลการปฏิบัติงาน การประเมิน 360 องศา และการประเมินทักษะผู้นำเพื่อวัดว่าพนักงานคนไหนมีศักยภาพที่ดีสำหรับตำแหน่งผู้นำในอนาคต หากสนใจเครื่อง​มือแบบประเมิน​ทาง LHH เสนอให้ผู้บริหาร​ลองพิจารณา​ Apollo​ Assessment ช่วยประเ​มิน 34 ปัจจัย ต่อการประสบความสําเร็จ​เป็น​ต้น 

สร้างแผนพัฒนา 

เมื่อระบุผู้สืบทอดที่มีศักยภาพแล้ว ให้สร้างแผนการพัฒนาส่วนบุคคลที่รวมถึงการฝึกอบรม การให้คำปรึกษา และมอบหมายงานพิเศษเพื่อปิดช่องว่างทักษะและเตรียมความพร้อมให้พวกเขาสำหรับบทบาทในอนาคตโดยหากต้องการ​การสนับสนุน​ LHH สามารถ​จัดอบรมพัฒนา​ตามทักษะที่ผู้สืบทอดจำเป็นต้องมี ซึ่งในปัจจุบั​นเรามีโปรแกรม​พัฒนา​ทักษะผู้​นำมากถึง​ 62 หลักสูตร​ 

ทบทวนความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ 

การสืบทอดตำแหน่งไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการที่ต้องมีการติดตามและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทบทวนการพัฒนาของผู้สืบทอดอย่างสม่ำเสมอและประเมินว่าพวกเขายังมีความพร้อมที่จะตอบสนองความต้องการในการเป็นผู้นำของคุณหรือไม่ 

สร้างความผูกพันทางใจต่อผู้สืบทอด 

เปิดเผยข้อมูลให้พนักงานทราบเกี่ยวกับศักยภาพในอนาคตและเส้นทางอาชีพที่สามารถ​เติบโต ภายในองค์กร การมีส่วนร่วมของพนักงานตั้งแต่ต้นจะช่วยสร้างความผูกพันและความมุ่งมั่นต่อความสำเร็จในอนาคตของบริษัท 

ปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา 

• วัฒนธรรมองค์กร: ต้องมีการพิสูจน์ซึ่งต้องให้แน่ใจว่าผู้สืบทอดตำแหน่งมีค่านิยมและวิสัยทัศน์ที่สอดคล้องกับบริษัทโดยการกำหนด scope ความรู้ความเข้าใจถึงความคาดหวังจากองค์กรของคุณ 

• ความหลากหลายและการมีส่วนร่วม: การสร้างทีมผู้นำที่มีความหลากหลายช่วยให้มุมมองที่สดใหม่และนวัตกรรม 

• การสรรหาพนักงานภายนอก: บางครั้งผู้ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งผู้นำในอนาคตอาจมาจากภายนอกองค์กรก็ไม่เกินจริง​ทุกสิ่งล้วนทำได้หากจุดมุ่งหมาย​ชัดเจนประโยชน์ของการมีแผนการสืบทอดตำแหน่งที่มีประสิทธิภาพ​ 

• ความต่อเนื่องของธุรกิจ: แผนการสืบทอดตำแหน่งที่พัฒนามาอย่างดีช่วยให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น ป้องกันการหยุดชะงักในกระบวนการทำงานและรักษาเสถียรภาพของบริษัท 

• การสร้างแรงจูงใจและการรักษาพนักงาน: เมื่อพนักงานเห็นโอกาสในการเติบโตภายในองค์กร พวกเขาจะมีแรงจูงใจและความผูกพันมากขึ้น ซึ่งช่วยลดอัตราการลาออกอีกด้วย 

• ความคล่องตัวขององค์กร: การวางแผนสืบทอดตำแหน่งช่วยให้บริษัทปรับตัวได้รวดเร็วขึ้นเมื่อต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด เช่น การเกษียณอายุ การลาออก หรือการควบรวมกิจการ 

• การรักษาความรู้และประสบการณ์: โดยการพัฒนาผู้สืบทอดภายในองค์กร ความรู้และประสบการณ์ที่มีค่าจะถูกถ่ายทอดสู่ผู้นำรุ่นต่อไป 

ความเสี่ยงของการไม่มี Succession planning 

หากบริษัทของคุณไม่จัดการแผนการสืบทอดตำแหน่งอย่างมีประสิทธิภาพ จะส่งผลให้เกิดความเสี่ยงมากมาย เช่น 

• ภาวะสูญญากาศ​การขาดผู้นำ: การออกจากตำแหน่งของผู้นำโดยไม่คาดคิดโดยไม่มีแผนสำรอง อาจทำให้เกิดช่องว่างในตำแหน่งสำคัญ ซึ่งนำไปสู่ความสับสน การตัดสินใจที่ผิดพลาด และการขาดทิศทางที่ชัดเจน 

• การเสียขวัญและกำลังใจ: เมื่อการเปลี่ยนแปลงผู้นำไม่เป็นไปอย่างราบรื่น จะส่งผลต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและอัตราการลาออกสูงขึ้น 

• การสูญเสียความได้เปรียบทางการแข่งขัน: ในสภาพแวดล้อมธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว บริษัทที่ปรับตัวไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงผู้นำอาจสูญเสียตำแหน่งในตลาด 

• การว่าจ้างจากภายนอกที่มีค่าใช้จ่ายสูง: หากไม่มีแหล่งบุคลากรภายในที่พร้อมเข้ารับตำแหน่ง อาจต้องว่าจ้างจากภายนอก ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงและเสี่ยงต่อความไม่สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร 

แนะนำโปรแกรมพัฒนาผู้นำเพื่อเตรียมความพร้อมให้กับผู้สืบทอด 

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการสืบทอดตำแหน่งและเตรียมความพร้อมให้กับผู้นำในอนาคต โปรแกรมนี้มุ่งเน้นการพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำที่จำเป็นสำหรับผู้สืบทอดตำแหน่ง โดยครอบคลุมหัวข้อหลักต่างๆ เช่น 

1. การคิดเชิงกลยุทธ์: LHH Master Strategic​ Thinking​ สอนให้ผู้สืบทอดตำแหน่งรู้จักปรับตัวให้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวของธุรกิจและการตัดสินใจอย่างรอบคอบ 

2. ความฉลาดทางอารมณ์ (Emotional Intelligence): MBTI Self​ and Team Effectiveness พัฒนาความตระหนักรู้ในตนเอง ความเข้าใจผู้อื่น และทักษะระหว่างบุคคลเพื่อให้สามารถนำทีมที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

3. การจัดการความขัดแย้ง: LHH Make​ Conflict​ Work​ เสริมทักษะในการแก้ไขข้อขัดแย้งและรักษาความสามัคคีของทีม 

4. การจัดการการเปลี่ยนแปลง: LHH Embrace​ Unexpected​ Change เตรียมผู้นำในอนาคตให้สามารถนำทีมผ่านการเปลี่ยนแปลงทั้งภายในองค์กรและตลาดได้อย่างมั่นคง 

5. การตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพในบทบาทผู้นำ: LHH Problem Solving​ and Decision-making  การตัดสินใจเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับผู้สืบทอดตำแหน่ง พัฒนา​วิธีการปรับปรุงความสามารถในการตัดสินใจ ประเมินความเสี่ยง และใช้ข้อมูลเพื่อทำการตัดสินใจที่ดีในสภาวะเศรษฐกิจ​หรือสถานการณ์​ที่กดดัน 

6. การสร้างความยืดหยุ่น: LHH​ Lead with resilience​ กุญแจสู่ความสำเร็จในการเป็นผู้นำระยะยาว ความยืดหยุ่นช่วยให้ผู้นำสามารถฟันฝ่าอุปสรรคได้ วิธีการพัฒนาความเข้มแข็งทางจิตใจ การจัดการความเครียด และการรักษาสมาธิในสถานการณ์ที่ท้าทาย เพื่อให้ผู้สืบทอดตำแหน่งสามารถอยู่ในตำแหน่งผู้นำได้ในระยะยาว 

7.​ ความสำคัญของการเป็นผู้นำที่มีวิสัยทัศน์สำหรับผู้สืบทอดตำแหน่ง: LHH Lead with Vision​ การเป็นผู้นำที่มีวิสัยทัศน์คือการสร้างแรงบันดาลใจให้ทีมด้วยอนาคตที่ชัดเจนและน่าสนใจ​ในการติดตาม ข้อนี้จะครอบคลุมถึงการพัฒนาความสามารถในการแสดงวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน การสร้างแรงจูงใจให้ทีม และการขับเคลื่อนกลยุทธ์นวัตกรรมไปข้างหน้า 

8. การจัดการวิกฤต: LHH Risk Management การเตรียมตัวผู้สืบทอดตำแหน่งเพื่อรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด วิกฤตสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา เน้นไปที่การเตรียมผู้สืบทอดตำแหน่งให้มีทักษะในการจัดการวิกฤต ตัดสินใจในสถานการณ์ที่กดดัน และการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงวิกฤต 

9. การพัฒนาความเข้าใจทางวัฒนธรรม: LHH Collaborate​ Across​ Boundaries​ เมื่อธุรกิจขยายตัวไปทั่วโลก ผู้สืบทอดตำแหน่งจำเป็นต้องเข้าใจความสำคัญ​ทางวัฒนธรรมและสังคม สิ่งนี้สามารถช่วยให้ผู้สืบทอดตำแหน่งพัฒนาการ ปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน และนำทีมที่หลากหลายในการทำงานแบบหลากหลายวัฒนธรรม 

10. การสร้างกรอบความคิดแบบเติบโต: LHH​ Cultivate​ growth​ mindset​ กรอบความคิดแบบเติบโตคือความเชื่อว่าความสามารถและความฉลาดทางสมองนั้นสามารถ​พัฒนาได้ การสร้างกรอบความคิดแบบเติบโตในองค์กร โดยเฉพาะในกลุ่มผู้สืบทอดตำแหน่ง จะมีการพูดถึงกลยุทธ์ในการส่งเสริมความยืดหยุ่น การเผชิญกับความท้าทาย และการมองความล้มเหลวเป็นโอกาสในการเรียนรู้  

11. การสร้างความปลอดภัยทางจิตใจ: LHH Building​ Psychological​ Safety​ ความปลอดภัยทางจิตใจหมายถึงสภาพแวดล้อมที่บุคคลรู้สึกปลอดภัยในการแสดงความคิดเห็น การสร้างความปลอดภัยทางจิตใจจะช่วยเพิ่มความร่วมมือ ความคิดสร้างสรรค์ และประสิทธิภาพโดยรวมของทีม 

12. การสร้างวัฒนธรรมการให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพ​: LHH Develop​ Through​ Feedback​ การให้ข้อเสนอแนะแบบการนำไป​สู่​การพัฒนาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเติบโตในองค์กร การสร้างวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับการให้ข้อเสนอแนะแบบสร้างสรรค์เป็นเครื่องมือในการพัฒนาตนเอง การสร้างวัฒนธรรมการให้ข้อเสนอแนะแบบพัฒนาจะช่วยให้ผู้สืบทอดตำแหน่งสามารถเสริมสร้างทักษะของตนเองได้ 

บทสรุป 

สำหรับ CEO และผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคล Succession planning ไม่ใช่สิ่งที่ทำได้ง่าย ๆ แต่เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ธุรกิจระยะยาวที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ การมีแผนการสืบทอดตำแหน่งที่ดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านของผู้นำเป็นไปอย่างราบรื่น รักษาเสถียรภาพ และขับเคลื่อนการเติบโตในอนาคต หากไม่มีแผนการสืบทอดตำแหน่งที่ชัดเจน องค์กรของคุณอาจเผชิญกับการหยุดชะงักครั้งใหญ่ ซึ่งส่งผลต่อทั้งผลประกอบการและบุคลากรของคุณ เริ่มต้นแต่เนิ่นๆ เพื่อลดความเสี่ยง​จึงเป็นสิ่งที่ดีที่สุด