อย่างที่ทุกคนทราบกันอยู่ว่าการบอกเลิกจ้างพนักงานเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนและต้องจัดการอย่างระมัดระวัง ซึ่งโดยปกติฝ่ายบุคคลจะเป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบในการเตรียมการ มีการวางแผน กำหนดขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ การคำนวณค่าชดเชย การประเมินผลการดำเนินการและความเสี่ยง การให้ความช่วยเหลือในการฝึกอบรมการเตรียมตัวเพื่อหางานใหม่ (Outplacement service) รวมทั้งการติดตามหลังจากที่พนักงานสิ้นสุดการว่าจ้าง แต่คนที่บอกเลิกจ้างพนักงานควรเป็นผู้จัดการโดยตรงของพนักงานที่เป็นผู้แจ้งการเลิกจ้าง เพราะเป็นผู้ที่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดที่สุดกับพนักงาน มีความเข้าใจพนักงานมากกว่าคนอื่น แต่ก็ควรมีตัวแทนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลร่วมอยู่ด้วยเพื่อช่วยตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของพนักงาน และให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามนโยบายและกฎหมายในทุกกรณี สิ่งสำคัญคือต้องรักษาความเป็นมืออาชีพ แสดงความเห็นอกเห็นใจ และพร้อมให้ความช่วยเหลือ
6 สิ่งที่ผู้แจ้งบอกเลิกจ้างต้องปฏิบัติอย่างเคร่งครัด
ฝ่ายบุคคลควรต้องมีการฝึกอบรมให้กับหัวหน้างานที่ต้องเป็นผู้แจ้งการบอกเลิกจ้าง โดยมีหลักการสำคัญต่อไปนี้ที่ต้องนำมาพิจารณาและปฏิบัติอย่างเคร่งครัด
- การรักษาความลับ ข้อมูลเกี่ยวกับการเลิกจ้างต้องไม่รั่วไหลก่อนการแจ้งอย่างเป็นทางการ และการเตรียมสถานที่ที่ใช้ในการบอกเลิกจ้างต้องมีความส่วนตัวแต่ยังคงรักษาภาพลักษณ์ขององค์กร เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องได้ยินบทสนทนาเหล่านั้น
- การจัดการอารมณ์ ผู้บอกเลิกจ้างต้องมีความเข้าใจและเตรียมพร้อมที่จะรับมือกับปฏิกิริยาทางอารมณ์ที่หลากหลาย และไม่ได้คาดหวัง ไม่ว่าจะเป็นอารมณ์โกรธ เสียใจ เครียด หรือช็อคตกใจ ผู้บอกเลิกจ้างต้องมีการเตรียมตัวเพื่อให้สามารถรักษาความเป็นมืออาชีพ แม้เผชิญกับสถานการณ์ที่ตึงเครียด
- การปฏิบัติตามกฎหมาย ตรวจสอบว่าการดำเนินการเลิกจ้างเป็นไปตามกฎหมายแรงงานและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง และควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่อาจถูกตีความว่าเป็นการเลือกปฏิบัติหรือการล่วงละเมิด
- การให้เวลา ไม่ควรเร่งรัดการสนทนาจนเกินไป ควรให้เวลาพนักงานในการซึมซับข้อมูลและถามคำถาม
- การเคารพศักดิ์ศรี ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญเป็นอย่างยิ่ง การให้เกียรติและให้ความเคารพ รักษาท่าทีให้เหมาะสมตลอดกระบวนการ และไม่กระทำการใดๆ โดยท่าทางหรือคำพูดที่ทำให้พนักงานรู้สึกอับอายหรือด้อยค่า
- การสื่อสารกับทีม สื่อสารกับพนักงานที่เหลืออย่างโปร่งใส การสื่อสารในส่วนนี้จะเกิดขึ้นหลังจากกระบวนการแจ้งอย่างเป็นทางการเรียบร้อยแล้ว แต่หัวหน้างานก็ยังต้องเตรียมรับสถานการณ์ภายในแผนกหรือฝ่ายของตัวเอง จึงควรต้องวางแผนการสื่อสารกับทีมงานที่เหลือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เตรียมคำตอบที่เหมาะสมสำหรับคำถามที่อาจเกิดขึ้นจากพนักงานคนอื่นๆ รวมทั้งการปรับหน้าที่ความรับผิดชอบใหม่ในกรณีที่งานบางอย่างต้องมีการถ่ายโอนให้กับคนที่เหลือ
วิธีเตรียมตัวพูดคุยและรับมือเหตุการณ์ในการบอกเลิกจ้าง
เพื่อให้กระบวนการเลิกจ้างเป็นไปอย่างราบรื่น และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งต่อบริษัทและพนักงาน การฝึกฝนวิธีการพูดคุยและรับมือเหตุการณ์ต่างสถานะ ยังช่วยสร้างความมั่นใจให้กับผู้บอกเลิกจ้างด้วย ผู้บอกเลิกจ้างจึงต้องพิจารณาและเตรียมตัวดังต่อไปนี้
- เตรียมตัวให้พร้อม: ศึกษาข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ประวัติการทำงาน ผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา รายละเอียดการเลิกจ้าง ข้อมูลค่าตอบแทนและสวัสดิการ ข้อมูลที่เกี่ยวกับทรัพย์สินของบริษัทที่พนักงานถือครอบครอง รวมทั้งข้อมูลการให้ความช่วยเหลือหลังเลิกจ้าง ข้อมูลการติดต่อ ประเด็นพิเศษ และเอกสารสำคัญที่ต้องให้พนักงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ ผู้บอกเลิกจ้างต้องเตรียมก่อนการสนทนา
- พูดตรงประเด็น: เริ่มต้นด้วยประโยคที่ชัดเจน อธิบายสาเหตุของการเลิกจ้างด้วยเหตุผลที่ตรงไปตรงมา ใช้น้ำเสียงที่สงบมั่นคงแต่เห็นอกเห็นใจ ด้วยจังหวะที่ไม่เร็วหรือช้าเกินไป ใช้คำพูดที่แสดงความเคารพยอมรับความรู้สึกของพนักงาน สรุปข้อมูลสำคัญอีกครั้งก่อนจบการสนทนา และจบการสนทนาด้วยท่าทีทีให้กำลังใจ
- แสดงความเห็นใจ: เพื่อช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับความเข้าใจและเคารพ แม้ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก ด้วยการใช้ภาษากายที่แสดงความเห็นใจ เช่นสบตาอย่างอ่อนโยน แสดงสีหน้าที่จริงใจและเข้าใจ แสดงความเชื่อมั่นในความสามารถของพนักงาน รวมทั้งเปิดโอกาสให้แสดงความรู้สึก
- อธิบายข้อมูลที่จำเป็นอย่างชัดเจน รวมทั้งขั้นตอนต่อไป เช่น ผลประโยชน์และการติดต่อประกันสังคม การประเมินภาษี เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
- รับฟัง: เปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความรู้สึกหรือถามคำถาม
- เสนอความช่วยเหลือ: แจ้งเกี่ยวกับบริการให้คำปรึกษาหรือความช่วยเหลือในการหางานใหม่ (ถ้ามี)
ขั้นตอนการเตรียมบทสนทนาในการแจ้งบอกเลิกจ้างพนักงาน
การเตรียมบทสนทนา การกำหนดโครงสร้างบทสนทนาเพื่อให้ครอบคลุมประเด็นสำคัญ ควรปรับคำพูดให้เหมาะสมกับสถานการณ์และวัฒนธรรมองค์กร และแสดงความเคารพต่อพนักงาน จะช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างเหมาะสม อาจจะกำหนดเป็นขั้นตอนได้ตามนี้
- บทนำ:
– เริ่มด้วยการเรียกชื่อพนักงาน
– แจ้งว่าเป็นการสนทนาที่สำคัญ
ตัวอย่าง: “สวัสดีค่ะคุณสมหมาย ขอบคุณที่สละเวลามาพบ วันนี้ทางเรามีเรื่องสำคัญที่ต้องแจ้งให้ทราบ”
- แจ้งการตัดสินใจ:
– พูดตรงประเด็นและชัดเจน
– หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่กำกวม
ตัวอย่าง: “ผม/ดิฉันเสียใจที่ต้องแจ้งว่า บริษัทตัดสินใจยุติการจ้างงานของคุณ มีผลตั้งแต่วันที่…”
- อธิบายเหตุผล:
– ให้เหตุผลที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
– หลีกเลี่ยงการโทษหรือวิจารณ์พนักงาน
ตัวอย่าง: “การตัดสินใจนี้เป็นผลมาจากการปรับโครงสร้างองค์กร ทำให้มีผลต่อตำแหน่งของคุณซึ่งจะไม่มีอีกต่อไปแล้ว”
- แสดงความเข้าใจ:
– ยอมรับว่าเป็นสถานการณ์ที่ยากลำบาก
– แสดงความเห็นใจ
ตัวอย่าง: “ผม/ดิฉันเข้าใจว่านี่เป็นเรื่องที่ไม่คาดคิดและอาจกระทบกระเทือนจิตใจคุณ”
- ให้ข้อมูลที่จำเป็น:
– อธิบายเกี่ยวกับเงินชดเชยและสวัสดิการ
– แจ้งขั้นตอนต่อไป
ตัวอย่าง: “คุณจะได้รับเงินชดเชยตามกฎหมายแรงงาน และสวัสดิการประกันสุขภาพของคุณจะคงอยู่จนถึงสิ้นเดือนหน้า”
- เสนอความช่วยเหลือ:
– แจ้งเกี่ยวกับบริการให้คำปรึกษาหรือความช่วยเหลือในการหางานใหม่ (ถ้ามี)
ตัวอย่าง: “บริษัทมีบริการให้คำปรึกษาด้านอาชีพและจะช่วยเหลือคุณในการเขียน resume และการสมัครงานหากคุณต้องการ”
- เปิดโอกาสให้ซักถาม:
– ให้เวลาพนักงานได้ถามคำถามหรือแสดงความคิดเห็น
ตัวอย่าง: “คุณมีคำถามหรือข้อสงสัยอะไรเกี่ยวกับสิ่งที่เราพูดคุยกันหรือไม่?”
- สรุปและปิดการสนทนา:
– ทบทวนประเด็นสำคัญ
– แสดงความขอบคุณ
ตัวอย่าง: “ผม/ดิฉันขอบคุณสำหรับทุกสิ่งที่คุณได้ทำให้กับบริษัท และหวังว่าคุณจะประสบความสำเร็จในอนาคต”
ในทุกกรณีและระหว่างขั้นตอนการพูดคุยกับพนักงานระหว่างการบอกเลิกจ้าง ผู้บอกเลิกจ้างต้องรักษาความเป็นมืออาชีพ แสดงความเห็นอกเห็นใจ และพร้อมให้ความช่วยเหลือตามความเหมาะสม ในขณะเดียวกันก็ควรต้องพิจารณาเรื่องที่ควรหลีกเลี่ยงผลกระทบที่อาจจะสร้างความเสียหายทั้งต่อภาพลักษณ์ขององค์กร และปัญหาทางกฎหมายหรือจริยธรรม หัวข้อต่อไปนี้คือสิ่งที่ไม่ควรพูดถึง:
- การวิจารณ์ส่วนบุคคล: หลีกเลี่ยงการวิพากษ์วิจารณ์ลักษณะนิสัย บุคลิกภาพ ชีวิตส่วนตัว หรือเหตุการณ์ใดๆของพนักงานที่ส่งผลลบต่อตัวพนักงานทั้งต่อหน้าและลับหลัง
- การเปรียบเทียบกับพนักงานคนอื่น: ไม่ควรเปรียบเทียบผลงานหรือพฤติกรรมของพนักงานที่ถูกเลิกจ้างกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น เพราะต่างวาระต่างประสบการณ์
- ข้อมูลที่ไม่เป็นความจริงหรือไม่แน่นอน: หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือสัญญาที่ไม่สามารถทำได้จริง ไม่สร้างความหวังให้กับพนักงานที่ถูกบอกเลิกจ้าง ไม่ควรบอกว่าอาจมีโอกาสกลับมาทำงานในอนาคต หากไม่แน่ใจว่าจะเป็นไปได้จริง
- การโทษปัจจัยภายนอก: ไม่โยนความผิดให้กับลูกค้า คู่แข่ง หรือสภาพเศรษฐกิจ โดยเฉพาะหากไม่ใช่สาเหตุที่แท้จริง
- การแสดงอารมณ์รุนแรง: ไม่แสดงความโกรธ หงุดหงิด หรือไม่พอใจ แม้ว่าจะเป็นสถานการณ์ที่ตึงเครียด
- การใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม: หลีกเลี่ยงการใช้คำหยาบคาย การพูดจาดูถูก หรือการใช้ภาษาที่อาจถูกตีความว่าเป็นการเลือกปฏิบัติ รวมทั้งหลีกเลี่ยงการถกเถียงหรือโต้แย้ง แม้ว่าพนักงานแสดงความไม่พอใจ ควรรับฟังอย่างสงบและไม่เข้าไปถกเถียง
การสื่อสารที่ไม่เหมาะสมอาจสร้างสภาวะที่ยากและซับซ้อนมากยิ่งขึ้น ทำให้การบอกเลิกจ้างอาจกลายเป็นถูกมองว่าเลือกปฏิบัติ
การแจ้งเกี่ยวกับนโยบายให้ความช่วยเหลือด้านการฝึกอบรม (Outplacement) เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการเลิกจ้างจึงควรทำในช่วงที่เหมาะสมและด้วยวิธีการที่เหมาะสม โดยทั่วไปจะเป็นช่วงท้ายของการสนทนาหลังจากที่ได้พูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดการเลิกจ้างและเงื่อนไขต่างๆ โดยอาจจะเตรียมการพูดดังนี้
“บริษัทของเรามีนโยบายให้ความช่วยเหลือด้านการฝึกอบรมสำหรับคุณ XXXXXXX เพื่อช่วยในการเปลี่ยนผ่านไปสู่โอกาสการทำงานใหม่ โดยทางบริษัทได้มอบหมายให้บริษัท XXXXXXXXX ติดต่อคุณ XXXXXXX เพื่อช่วยให้คุณพัฒนาทักษะที่จำเป็นและเพิ่มโอกาสในการหางานใหม่ที่เหมาะสมกับคุณ การเขียน Resume การเตรียมตัวสัมภาษณ์งาน รวมทั้งความเข้าใจขั้นตอนและตลาดแรงงานในปัจจุบัน โดยที่บริษัทจะสนับสนุนค่าใช้จ่ายสำหรับโปรแกรมนี้ และจะเริ่มใช้บริการได้ตั้งแต่วันที่ XXXXX”
การจบบทสนทนาด้วยท่าทีที่เป็นมิตรและให้กำลังใจจะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าบริษัทยังคงใส่ใจและสนับสนุนพวกเขา แม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบากนี้ ซึ่งอาจช่วยลดความเครียดและความวิตกกังวลของพนักงานได้บางส่วน การเตรียมตัวที่ดีจะทำให้การจัดการเป็นไปได้อย่างความเป็นมืออาชีพ ลดความเสี่ยงได้อย่างมาก
