การบอกเลิกจ้างลูกจ้างเป็นเรื่องที่น่ากลัวสำหรับใครหลาย ๆ คน เพราะไม่สามารถรู้ได้ว่าผลของการบอกเลิกจ้างจะเป็นอย่างไร เป็นไปตามที่คาดไว้หรือไม่ และถ้าไม่เป็นควรจะทำอย่างไรต่อไป เพราะผลกระทบที่มีต่อลูกจ้างนั้นไม่ใช่แค่ว่าลูกจ้างจะไม่มีงานทำอีกต่อไป ภาระที่เกิดขึ้นที่ยังหาทางออกไม่ได้ และความกังวลที่จะต้องหางานใหม่ที่ยังมองไม่เห็นโอกาส ทำให้เกิดสภาวะทางอารมณ์ที่บางครั้งนายจ้างอาจประเมินไม่ได้ และผู้ที่เป็นคนบอกเลิกจ้างก็ร่วมงานกันมาก่อนในระยะเวลาหนึ่งจึงทำให้เกิดความกังวลใจ และไม่อยากเป็นผู้ที่ต้องบอกเลิกจ้างพนักงาน คำพูดที่ว่า “ไม่ใช่หน้าที่ฉัน” จึงดูเหมือนได้ยินกันอยู่บ่อย ๆ
แล้วควรเป็นหน้าที่ใคร? ในการบอกเลิกจ้างพนักงาน
ดูเหมือนว่าทุกคนจะบอกว่าก็ต้องเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่ต้องเป็นคนบอกเลิกจ้างหรือป่าว ซึ่งก็ควรจะเป็นเช่นนั้นหรือไม่ อาจจะต้องแยกแยะให้เห็นภาพเป็น 2 แบบคือ
- ในกรณีที่ลูกจ้างทำผิดกฎระเบียบร้ายแรง หรือผิดกฎหมายเป็นผู้ต้องคำสั่งศาล หรือทำงานไม่ได้ตามที่ตกลงกัน และมีการประเมินผลอย่างเป็นธรรมแล้ว และหัวหน้างานได้มีการพูดคุยตักเตือนและจดบันทึกรับทราบทั้งสองฝ่ายแล้ว ซึ่งเป็นที่ชัดเจน การบอกเลิกจ้างในลักษณะนี้มักจะเป็นความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลซึ่งปฏิบัติหน้าที่เป็นเสมือนผู้แทนนายจ้างในการยุตินิติสัมพันธ์ความเป็นลูกจ้างและนายจ้าง
- ในกรณีที่บอกเลิกจ้างลูกจ้างเป็นจำนวนเยอะ ๆ โดยเป็นเหตุผลจากการปรับเปลี่ยนแนวทางธุรกิจที่มีการพิจารณาแล้วเป็นไปตามกฎหมาย ซึ่งการจัดการในลักษณะนี้ จะต้องมีกระบวนการที่ซับซ้อนกว่านี้ ซึ่งในครั้งนี้จะไม่ได้พูดถึงกระบวนการเหล่านั้น แต่จะชี้เฉพาะลงไปว่าต้องเป็นหน้าที่ของใครในการบอกเลิกจ้างลูกจ้าง หลักเกณฑ์ในการพิจารณาเลือกคนเหล่านี้เป็นอย่างไร และนายจ้างมีแนวทางช่วยเหลือบุคคลเหล่านั้นในการบอกเลิกจ้างลูกจ้างอย่างไร
- การบอกเลิกจ้างในคราวเดียวเมื่อจำนวนของลูกจ้างที่ต้องบอกเลิกจ้างมีมาก จำเป็นต้องกระชับ และไม่ใช้เวลานานจนมีผลกระทบอื่น ๆ ตามมา ดังนั้นการบอกเลิกจ้างจึงต้องใช้ผู้แทนนายจ้างจำนวนมาก และอาจจะมากกว่าจำนวนของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล
- บุคคลที่ถูกเลือกมาเป็นผู้บอกเลิกจ้างพนักงานจะเป็นเสมือนผู้แทนนายจ้างเพื่อช่วยให้นิติสัมพันธ์ความเป็นลูกจ้างและนายจ้างสิ้นสุดลง
- บุคคลที่ถูกเลือกทำหน้าที่ผู้แทนนายจ้างควรเป็นหัวหน้างานโดยตรงซึ่งอาจจะดำรงตำแหน่งผู้จัดการแผนก หรือผู้จัดการฝ่ายเพราะมีความเข้าใจปัจจัยพื้นฐานของลูกจ้างที่มีผลกระทบในระดับหนึ่ง และมีความเป็นผู้นำ สามารถแยกแยะระหว่างการทำงาน ความรู้สึกและความสัมพันธ์ส่วนตัวได้ดี นอกจากนี้บุคคลเหล่านี้อาจจะมีข้อมูลเชิงลึกเพื่อให้การเตรียมตัวเพื่อให้เกิดความเสี่ยงน้อยที่สุดอีกด้วย
- ฝ่ายบุคคลเองก็ต้องมีข้อมูลที่ชัดเจน ขั้นตอนที่เหมาะสม รวมทั้งการให้เวลาผู้แทนนายจ้างในการเตรียม ฝึกฝนเพื่อให้การบอกเลิกจ้างลูกจ้างเป็นไปได้ด้วยดี
- ฝ่ายบุคคลต้องจัดพนักงานสนับสนุนซึ่งอาจเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลคอยให้ความช่วยเหลือแนะนำเมื่อลูกจ้างมีคำถามในเรื่องค่าชดเชย เงินสนับสนุนอื่น ๆ เงินสำรองเลี้ยงชีพ การติดต่อประกันสังคม รวมทั้งการให้ความช่วยเหลือลูกจ้างหลังจากการเลิกจ้าง เช่น โปรแกรมการอบรมเตรียมตัวในการหางาน ซึ่งเป็นการช่วยให้ผู้แทนนายจ้างไม่ต้องมีความกังวลในการตอบปัญหาเหล่านี้
การบอกเลิกจ้างจึงไม่ใช่เป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลแต่เพียงอย่างเดียว แต่เป็นหน้าที่ของหัวหน้างานที่ต้องมีความรับผิดชอบต่อลูกจ้างในบังคับบัญชา และเพื่อให้ผู้แทนนายจ้างมีความเข้าใจและสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเหมาะสม คณะกรรมการจึงต้องสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้แทนนายจ้างเหล่านี้ และผู้แทนนายจ้างก็จำเป็นต้องพึงปฏิบัติ ฝึกฝนรวมทั้งหาทางออกร่วมจากการประเมินความเสี่ยงต่อการบอกเลิกลูกจ้างในบังคับบัญชาของตัวเองเพื่อให้ขั้นตอนเป็นไปได้อย่างราบรื่นและเกิดปัญหาน้อยที่สุด
ขั้นตอนในการเตรียมตัวให้ผู้แทนบริษัทในการบอกเลิกจ้างลูกจ้าง
- เตรียมข้อมูลรายละเอียดและเหตุผลในการเลิกจ้างที่คณะกรรมการสรุปไว้ให้ และเปิดโอกาสให้สอบถามเมื่อมีข้อสงสัย เพราะข้อมูลในการบอกเลิกจ้างต้องเป็นไปในแนวทางเดียวกัน และสามารถตอบข้อสงสัยลูกจ้างได้อย่างชัดเจน
- ในช่วงระยะเวลาในการพูดคุย ควรต้องปฏิบัติต่อลูกจ้างอย่างให้เกียรติ และให้ข้อมูลที่ตรงประเด็นอย่างชัดเจนว่าผลของการบอกเลิกจ้างคือการยกเลิก ตัด ปรับตำแหน่งออกไป ไม่ใช่ที่ตัวบุคคล
- เตรียมตัวเสมอว่าอาจจะมีปฏิกิริยาโต้ตอบทางสภาวะอารมณ์ในเชิงลบจนถึงโกรธ หรือทำร้ายร่างกาย
- เตรียมความช่วยเหลืออย่างเหมาะสม ให้คำแนะนำหรือให้ลูกจ้างได้มีโอกาสพูดคุยกับที่ปรึกษาที่เป็นคนนอกในกรณีที่มีที่ปรึกษาจากบริษัทที่มีความชำนาญในการจัดการบอกเลิกจ้างลูกจ้าง เพราะในเวลานั้นลูกจ้างที่มีผลกระทบ คงไม่อยากจะพูดกับคนในบริษัทในช่วงนั้น ๆ
- รักษาความลับ ข้อมูลต่าง ๆ จะต้องไม่รั่วไหล สร้างความเสียหายต่อกระบวนการบอกเลิกจ้างที่วางไว้
สิ่งที่ผู้แทนนายจ้างควรคำนึงถึงในขั้นตอนบอกเลิกจ้างลูกจ้างที่ทำให้ไม่โกรธและไม่เกลียดกัน ผู้แทนนายจ้างควรต้อง
- สื่อสารต่อลูกจ้างตามข้อมูลที่คณะกรรมการเตรียมให้อย่างชัดเจนด้วยความมั่นใจ และเป็นไปในแนวทางเดียวกันตั้งแต่คนแรกจนถึงคนสุดท้าย โดยไม่สร้างข้อสงสัยให้กับลูกจ้าง
- เตรียมคำตอบหลากหลายแนว เพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ และควรเป็นคำตอบที่ได้เตรียมไว้ก่อนหน้านี้แล้ว ฟังคำถามให้เข้าใจ ตอบให้ตรงประเด็น กระชับและใช้เวลาอย่างเหมาะสม
- แสดงความเห็นใจ และให้การสนับสนุนอย่างเหมาะสม เมื่อลูกจ้างแสดงอารมณ์ อาจจะร้องไห้ หรือแม้แต่นิ่งเงียบ และถ้ามีคำถามที่ตอบไม่ได้ ก็สามารถที่จะเก็บคำถามเหล่านั้นมาปรึกษาและตอบกลับในระยะเวลาที่เหมาะสม
- สามารถให้ความช่วยเหลือในด้านอื่น ๆ เช่น ข้อมูลขององค์กรที่ให้ความช่วยเหลือเฉพาะทางที่ลูกจ้างมองหา หรือสายด่วนให้คำปรึกษาในกรณีเฉพาะ
- ไม่ด่วนสรุปสร้างสมมุติฐานเองว่าลูกจ้างจะต้องมีการโต้ตอบในแบบที่คาดเดา แต่ให้มุ่งประเด็นการปฏิบัติต่อปัจเจกบุคคลอย่างให้ความเคารพ เห็นใจ และยุติธรรม
- สิ่งที่ห้ามพลาดโดยเด็ดขาด คือการแจ้งวันสิ้นสุดการทำงาน วันสิ้นสุดการเป็นพนักงาน วันที่จ่ายค่าชดเชยและอื่น ๆ
- ขอให้ลูกจ้างรักษาเป็นความลับหลังจากการบอกเลิกจ้างช่วงระยะเวลาหนึ่ง หรือจนถึงเวลาที่ออกจากที่ทำงาน เพราะคนต้องการความช่วยเหลือจากเพื่อนหรือคนที่เขาไว้ใจ
- จัดการและปรับตัวจากการเปลี่ยนแปลงนี้ด้วยเช่นกัน เพราะตัวผู้แทนนายจ้างเองก็มีความเครียดจากการบอกเลิกจ้างอยู่แล้ว และยังต้องเตรียมรับมือกับลูกจ้างที่ยังเหลืออยู่ รวมทั้งการจัดการงานทั้งหมดที่มาจากลูกจ้างที่ถูกบอกเลิกจ้างไปกระจายให้คนที่ยังอยู่อย่างยุติธรรม
จากคำพูดที่ว่า “ไม่ใช่หน้าที่ฉัน” ในการบอกเลิกจ้างลูกจ้าง จะ”กลายเป็นฉัน” เพราะได้เป็นส่วนหนึ่งในการจัดการการเปลี่ยนแปลง Change Management และได้เรียนรู้และเพิ่มประสบการณ์ในระดับผู้นำอีกด้านหนึ่ง การบอกเลิกจ้างให้ประสบการณ์ต่อลูกจ้าง ในเชิงบวกด้วยเหมือนกันเพราะเป็นการสิ้นสุดงานหนึ่งเพื่อจะนำไปสู่การเริ่มต้นสำหรับโอกาสใหม่ ๆ จากหน้าที่หนึ่งไปอีกหน้าที่หนึ่ง ดังนั้นการให้การช่วยเหลือสนับสนุนลูกจ้างที่มีผลกระทบจากผู้เชี่ยวชาญจึงเป็นการเพิ่มโอกาสและช่วยให้ลูกจ้างกำหนดเป้าหมายในอาชีพในอนาคตได้อย่างชัดเจน มีขั้นตอนในการช่วยเหลือให้การวางแผนชัดเจน ตรงกับความต้องการมากยิ่งขึ้น ในเวลาที่เหมาะสม
