การบอกเลิกจ้างพนักงานเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนและซับซ้อน ซึ่งมีผลกระทบต่อตัวพนักงานที่ถูกบอกเลิกจ้างค่อนข้างสูง เพราะภาระที่เขาเหล่านั้นแบกอยู่เป็นความกังวลใจจะมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับเหตุผลและหลายปัจจัย บวกกับความไม่แน่ใจว่าจะหางานได้โดยเร็วในสภาวะเศรษฐกิจในปัจจุบัน รวมทั้งความสามารถและประสบการณ์การทำงานที่มีอยู่จะเป็นที่ต้องการอยู่หรือไม่ ดังนั้นการเตรียมตัวขั้นตอนในการบอกเลิกจ้างจึงสำคัญมาก
สิ่งที่จะช่วยให้ HR มีความมั่นใจในการดำเนินการ จึงต้องควรมี Checklist เพื่อการเตรียมตัวเพื่อช่วยให้การบอกเลิกจ้างเป็นไปได้อย่างเหมาะสมและยุติธรรม มีเหตุผลในการเลิกจ้างที่เพียงพอและเป็นธรรม เราควรจะแบ่งเป็น 3 ระยะ คือ
1. การเตรียมการ (Preparation)
2. การดำเนินการ (Execution)
3. หลังการดำเนินการ (Post)
การเตรียมการ (Preparation)
- ตรวจสอบนโยบายและกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง ศึกษารายละเอียดเหตุผลของการเลิกจ้างพนักงานถูกต้องตามกฎหมาย เช่น การปรับโครงสร้างองค์กร
- ตรวจสอบรายชื่อและประวัติการทำงานของพนักงานที่ถูกบอกเลิกจ้างเพื่อประเมินการให้ความช่วยเหลืออย่างเป็นธรรมและหลีกเลี่ยงเหตุที่จะนำไปสู่การฟ้องร้องเลิกจ้างไม่เป็นธรรม หรือเลิกจ้างโดยเลือกปฏิบัติ
- ตรวจสอบสัญญาจ้างงานของพนักงานที่ถูกบอกเลิกจ้างให้ละเอียด ประวัติการทำงาน, สัญญาจ้าง, และประวัติการประเมินผลเพื่อทราบสิทธิและหน้าที่ของทั้งสองฝ่าย รวมถึงเงื่อนไขการเลิกจ้าง
- คำนวณค่าชดเชย: คำนวณค่าชดเชยต่างๆ ที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับตามกฎหมายและสัญญาจ้าง เช่น ค่าจ้างค้างชำระ ค่าชดเชยกรณีเลิกจ้างขึ้นอยู่กับระยะเวลาในการทำงาน สัญญาจ้างงาน กฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง และนโยบายของแต่ละองค์กร เป็นต้น เงินค่าชดเชยในส่วนที่นายจ้างต้องจ่ายได้แก่
- ค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้างในกรณีทั่วไป เป็นไปตามจำนวนวันที่ลูกจ้างทำงานร่วมงานกับบริษัท โดยนับถึงวันที่ถูกบอกเลิกจ้างตามกฎหมายแรงงาน
- ค่าชดเชยจำนวนวันพักร้อนประจำปีที่ลูกจ้างที่ถูกบอกเลิกจ้างยังไม่ได้ใช้ในปีนั้นๆ
- ค่าเสียหายหรือค่าตกใจจากการไม่บอกล่วงหน้า เป็นจำนวนเท่ากับค่าจ้างในอัตราที่ลูกจ้างได้รับอยู่อัตราสุดท้ายโดยคิดเต็มจำนวน ซึ่งโดยปกติการให้ออกจากงานนายจ้างควรบอกกล่าวล่วงหน้าอย่างน้อย 30 – 60 วันเพื่อให้ลูกจ้างเตรียมตัวก่อนออกจากงาน แต่ค่าเสียหายจำนวนนี้จะคิดอย่างมากที่สุด ไม่เกินค่าจ้างสามเดือน
- เงินโบนัส ถ้ามีการกำหนดจ่ายโบนัสในสัญญาจ้างงาน หรือเป็นธรรมเนียมปฏิบัติของบริษัท พนักงานก็มีสิทธิ์ได้รับส่วนแบ่งของโบนัสตามที่พึงจะได้รับ
- เงินช่วยเหลืออื่นๆ ที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้างงาน เช่น เงินช่วยเหลือค่าเดินทาง ค่ารักษาพยาบาล
- เตรียมเอกสาร เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดเพราะเป็นขั้นตอนที่พนักงานที่ถูกบอกเลิกจ้างต้องการทราบมากที่สุดโดยเฉพาะค่าชดเชยที่จะได้รับเป็นจำนวนเงินเท่าไร มีค่าอะไรบ้าง ยอดเงินที่ได้รับสิ้นสุด ณ วันไหน ค่าชดเชยที่ได้รับเป็นไปตามกฎหมาย หรือมากกว่าที่กฎหมายกำหนดตามแต่นโยบายขององค์กร แต่ถ้ามากกว่าก็ถือเป็นประโยชน์ต่อลูกจ้างก็จะทำให้การบอกเลิกจ้างราบรื่นขึ้น หนังสือบอกกล่าวการเลิกจ้างเพราะเป็นหลักฐานยืนยันการเลิกจ้าง และเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับพนักงานในการขอรับสิทธิประโยชน์ต่างๆ ใบรับรองการทำงาน และทวิ 50 เพื่อเป็นเอกสารที่ใช้ในการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงานเป็นต้น
- แจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายกฎหมาย สหภาพแรงงาน ให้ทราบถึงการเลิกจ้าง
- การเตรียมบทสคริปต์เพื่อใช้ในการบอกเลิกจ้าง ต้องชัดเจน ตรงประเด็น รวมทั้งขั้นตอนถัดไป เพื่อให้พนักงานทราบและปฏิบัติตาม
- การเตรียมคำถามและคำตอบ (Q&A) ที่คิดว่าลูกจ้างที่ถูกบอกเลิกจ้างจะถาม
- การฝึกอบรมผู้ที่เป็นผู้บอกการเลิกจ้าง เพราะการจัดการกับอารมณ์ที่เกิดขึ้นเป็นเรื่องที่คาดเดาไม่ได้ และการสูญเสียงานแบบกระทันหันอาจส่งผลกระทบต่อชีวิตของเขาอย่างมาก
- เตรียมสถานที่ในการบอกเลิกจ้าง ต้องมีความเป็นส่วนตัวแต่ก็ต้องยังคงรูปแบบธุรกิจอยู่
- ในกรณีที่ต้องบอกเลิกจ้างเป็นกลุ่มใหญ่ๆ อาจจะต้องเตรียมหน่วยพยาบาลเผื่อมีเหตุฉุกเฉิน หรือต้องมีพนักงานรักษาความปลอดภัยนอกเครื่องแบบเพื่อป้องกันเหตุร้ายหรือทำร้ายร่างกายกันเกิดขึ้น
- การเตรียมให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนเช่น การให้การฝึกอบรมเฉพาะทางต่างๆ เช่น Outplacement Program
การดำเนินการ (Execution)
เป็นขั้นตอนที่ไม่สามารถเดาได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเพราะผลกระทบที่มีต่อลูกจ้างที่ถูกบอกเลิกจ้างขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของตัวบุคคล และความจำเป็นในการหารายได้โดยเฉพาะสำหรับคนที่เป็นหลักของรายได้ของบ้าน จากความกังวลอาจจะเปลี่ยนเป็นความกลัวและโกรธในที่สุด ดังนั้นขั้นตอนนี้จึงเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดที่ต้องเตรียมการรับมือเพื่อให้พร้อมมากที่สุด เพื่อให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่น
- แจ้งให้พนักงานทราบถึงการเลิกจ้างอย่างเป็นทางการ อธิบายเหตุผลการเลิกจ้างอย่างชัดเจน โดยมีพยานร่วมซึ่งโดยปรกติผู้ที่เป็นคนแจ้งควรเป็นหัวหน้างานโดยตรง โดยมีพนักงานฝ่ายบุคคลเป็นพยานและคอยให้คำตอบเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับค่าชดเชยและการให้ความช่วยเหลือหลังจากสิ้นสุดความเป็นพนักงาน
- มอบเอกสาร ต้องมอบเอกสารที่เกี่ยวข้องให้กับพนักงานในวันบอกเลิกจ้าง เช่น หนังสือบอกกล่าวการเลิกจ้าง ใบรับรองการทำงาน (ควรระบุวันที่เริ่มทำงาน วันที่สิ้นสุดการทำงาน ตำแหน่งงาน และเหตุผลในการเลิกจ้าง) และทวิ 50
- ชำระค่าตอบแทน ซึ่งส่วนใหญ่องค์กรจะออกเป็นเช็คเพื่อชำระค่าตอบแทนที่ค้างชำระและค่าชดเชยต่างๆ ให้กับพนักงานตามที่ตกลงกันไว้ การชำระค่าตอบแทนโดยส่วนใหญ่จะจ่ายให้ในวันสุดท้ายของการทำงาน
- ให้คำแนะนำการติดต่อประกันสังคมเพื่อยื่นขอเงินค่าชดเชยในกรณีว่างงานหรือตกงาน ขั้นตอนในการติดต่อ รายละเอียดวันที่ติดต่อ เอกสารจำเป็นที่ต้องใช้ในการติดต่อ
- ให้คำแนะนำเรื่องเงินกองทุนเลี้ยงชีพ ข้อดีและข้อเสียของการถอนหรือคงไว้ ขั้นตอนในการติดต่อและเอกสารสำคัญที่ใช้ในการดำเนินการ
- ให้คำแนะนำเรื่องการวางแผนเสียภาษี เพื่อช่วยให้พนักงานจ่ายภาษีได้อย่างเหมาะสม
- ให้คำแนะนำบริการ Outplacement เพื่อให้การช่วยเหลือพนักงานในการเตรียมตัวเพื่อการหางานใหม่ สร้างความมั่นใจ เข้าใจกระบวนการและขั้นตอนการหางานอย่างมีประสิทธิภาพ
- ส่งมอบทรัพย์สิน โดยให้พนักงานส่งมอบทรัพย์สินของบริษัทที่อยู่ในความครอบครองคืน ซึ่งส่วนใหญ่ได้แก่
- อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต
- กุญแจสำนักงาน กุญแจตู้เก็บของส่วนตัว
- บัตรผ่านเข้าออกอาคาร บัตรผ่านระบบคอมพิวเตอร์
- เครื่องมือทำงานเฉพาะทางที่ได้รับมอบหมาย
- เครื่องแบบ
- บัตรจอดรถ
ซึ่งทางฝ่ายบุคคลควรต้องจัดทำรายการทรัพย์สินเตรียมไว้อย่างละเอียด ตรวจสอบสภาพของทรัพย์สินร่วมกันระหว่างพนักงานและตัวแทนของบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าทรัพย์สินอยู่ในสภาพสมบูรณ์ จัดทำบันทึกการส่งมอบทรัพย์สิน โดยให้ทั้งพนักงานและตัวแทนของบริษัทลงนามยืนยัน ในส่วนขององค์กรก็ต้องคืนทรัพย์สินส่วนตัวของพนักงานที่เก็บไว้ในบริษัทให้ครบถ้วนเช่นเดียวกัน
สิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นในช่วงนี้ คือการที่พนักงานที่ถูกบอกเลิกจ้างอาจจะรู้สึกตกใจ ไม่ได้ให้ความสนใจกับคำแนะนำเรื่องอื่นๆ ซึ่งมีความสำคัญต่อพนักงานเหล่านั้นในภายหน้า ดังนั้นการเตรียมเอกสารแนบเพื่อให้พนักงานได้มีโอกาสทำความเข้าใจเมื่อมีเวลาคิดอย่างรอบคอบเพื่อประโยชน์ต่อตัวเองจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง รวมทั้งการให้เวลาในการทำความเข้าใจเป้าหมายที่นายจ้างต้องการจะสื่อ เพื่อสร้างความตระหนักรู้ และให้ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดผ่านไปได้ด้วยดี โดยที่ยังคงสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขององค์กรกับพนักงานเหล่านั้น คงภาพพจน์ที่ดีขององค์กร รวมทั้งสร้างขวัญและกำลังใจให้พนักงานคนอื่นที่เหลืออยู่
หลังการดำเนินการ (Post)
ส่วนใหญ่อาจจะเกิดขึ้นหลังจากที่พนักงานสิ้นสุดสภาพความเป็นพนักงานแล้ว ฝ่ายบุคคลยังคงที่จะต้องให้เอกสารสำคัญเพื่อให้ลูกจ้างดำเนินการให้ถูกต้องตามกฎหมายที่กำหนดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องการเสียภาษี
- ยื่นทวิ 50: ยื่นแบบแสดงรายการเงินได้ของผู้รับจ้าง (ทวิ 50) ภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายกำหนด
- เก็บเอกสาร: เก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้างไว้เป็นหลักฐาน
- ติดต่อสื่อสาร: ติดต่อสื่อสารกับพนักงานที่ถูกเลิกจ้างเพื่อให้ความช่วยเหลือในการหางานใหม่ หากมีความจำเป็น โดยอาจจะขอเป็นอีเมล์ส่วนบุคคล
การบอกเลิกจ้างจะยากหรือง่ายจึงขึ้นอยู่กับการเตรียมตัวของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการดำเนินการในครั้งนี้ เมื่อเหตุผลถูกต้องตามกฎหมาย การเลิกจ้างก็ยังคงต้องดำเนินต่อไปในขณะที่ยังคงต้องสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกันแม้ว่าฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดเสียใจมีผลต่อสภาพจิตใจ นอกจากนั้นการเลิกจ้างที่ไม่เหมาะสมอาจส่งผลลบต่อองค์กร และทำให้พนักงานคนอื่นๆที่เหลืออยู่เสียขวัญและกำลังใจเมื่อรับรู้ว่าเพื่อนร่วมงานถูกปฏิบัติอย่างไร้เกียรติ การปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจะช่วยให้กระบวนการราบรื่นขึ้น
สิ่งอื่นๆที่ต้องคำนึงถึงเพื่อการเตรียมตัว
- ใครจะเป็นผู้แจ้งการบอกเลิกจ้าง ซึ่งโดยปกติควรจะเป็นหัวหน้างาน
- ควรจะต้องเลือกวันที่ลูกจ้างยังคงติดต่อองค์กรได้ ถ้ามีข้อสงสัยที่ต้องการให้องค์กรอธิบายเพิ่มเติม
- ควรต้องเลือกวันที่แจ้งให้เหมาะสม เพื่อให้เวลากับหัวหน้างานด้วย เพราะเมื่อยังจะต้องเจอกันจนกว่าวันที่ลูกจ้างสิ้นสุดสภาพ
- สถานที่ควรจะต้องมีความเป็นส่วนตัวแต่ยังต้องคงความเป็นธุรกิจ
- ฝึกซ้อมบทพูดและการบอกแจ้งอย่างให้เกียรติ ให้เวลา ข้อมูลชัดเจน ตรงประเด็น
- เตรียมเอกสารจำเป็นให้พร้อม
- เตรียมข้อมูลเพื่อการสื่อสารกับพนักงานที่เหลืออยู่
- เตรียมขั้นตอนถัดไปที่จะเกิดขึ้นทั้งในส่วนพนักงานที่ถูกบอกเลิกจ้าง หัวหน้างานที่เป็นผู้บอกเลิกจ้าง และการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานที่เหลืออยู่
เพื่อให้การดำเนินการเหล่านี้ผ่านไปด้วยดี หลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจจะส่งผลลบ ควรต้องปรึกษาผู้เชี่ยวชาญในการวางแผน เพราะมีความชำนาญ ประสบการณ์และความรู้เฉพาะด้านช่วยทำให้เรื่องยากกลายเป็นเรื่องง่ายย
