ทำไมบริษัทหรือองค์กรใหญ่ดูมั่นคงยังต้องลดขนาดลง หรือให้เข้าใจง่ายขึ้นก็คือการลดจำนวนพนักงานในบริษัทหรือองค์กรเพื่อลดต้นทุนบ้าง หรือเพิ่มประสิทธิภาพทางการทำงานบ้าง แต่กระบวนการลดขนาดองค์กร (Downsizing) มักเกิดขึ้นในช่วงที่ต้องการปรับโครงสร้างองค์กร หรือประสบปัญหาทางการเงิน หรือหยุดการผลิตสินค้า
การลดขนาดองค์กร (Downsizing) คืออะไร
การลดขนาดองค์กร (Downsizing) เป็นกระบวนการที่องค์กรลดขนาดขององค์กรหรือลดทรัพยากรบางด้าน ซึ่งแน่นอนว่าต้องมีผลกระทบต่อทั้งองค์กรเอง พนักงานที่ถูกบอกเลิกจ้าง และพนักงานที่เหลืออยู่
ปัจจัยของการลดขนาดองค์กร (Downsizing)
การลดขนาดองค์กร (Downsizing) เกิดจากหลายปัจจัย แต่ที่พบบ่อย ๆ ส่วนใหญ่เกิดจากปัญหาเหล่านี้
- สินค้าหรือบริการที่มีอยู่ไม่เป็นที่ต้องการของตลาดอีกต่อไป การหยุดการผลิตหรือการให้บริการจึงเป็นเรื่องจำเป็น ซึ่งถ้าบริษัทไม่ได้มีการลงทุนด้านอื่น ๆ อยู่ หรือทักษะและความชำนาญของพนักงานไม่เหมาะกับงานใหม่ ผลกระทบจึงตกอยู่กับลูกจ้างกลุ่มนี้ที่จะต้องถูกเลิกจ้าง ลดจำนวนพนักงานลง
- การลดต้นทุน อันเกิดจากการเลิกจ้าง ซึ่งอาจจะเกิดจากการที่สินค้าและบริการไม่เป็นที่ต้องการ หรือการนำเทคโนโลยีมาใช้แทนก็ตาม ทำให้บริษัทสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมีนัยสำคัญ
- การปรับโครงสร้างจากการปรับปรุง ลดหรือตัดขั้นตอนการทำงานบางอย่างเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งลูกจ้างที่อยู่ในส่วนที่ลดหรือตัดจะได้รับผลกระทบถูกบอกเลิกจ้าง
- การควบรวมกิจการของบริษัททำให้เกิดตำแหน่งงานที่ทับซ้อน ดังนั้นการพิจารณาตัดหรือลดตำแหน่งงานที่ซ้ำกันอยู่ จึงเป็นทางเลือกให้บริษัทต้องบอกเลิกจ้างพนักงาน
ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการลดขนาดขององค์กร
ผลกระทบที่เกิดขึ้นกับลูกจ้าง
- ลูกจ้างถูกบอกเลิกจ้าง ซึ่งการบอกเลิกจ้างในลักษณะนี้อาจจะมีทั้งบอกล่วงหน้า และบอกเลิกจ้างและมีผลในทันทีซึ่งนายจ้างสามารถทำได้โดยที่นายจ้างต้องจ่ายเงินค่าชดเชย แต่ผลที่เกิดขึ้นกับลูกจ้างคือ เกิดความกังวลในการหางานใหม่ ปัญหาทางด้านการเงิน และสูญสียความมั่นใจในตัวเอง ซึ่งต้องใช้เวลาในการปรับตัว โดยเฉพาะลูกจ้างที่อยู่มานาน และถ้าโอกาสในการได้งานใหม่ช้า ยิ่งทำให้เกิดเป็นความเครียดสูง
- ลูกจ้างที่ยังคงเหลืออยู่อาจจะเสียขวัญและกำลังใจ เริ่มเกิดความกังวลว่าบริษัทอาจจะต้องมีการบอกเลิกจ้างในอนาคตและพวกเขาอาจจะเป็นกลุ่มผู้ที่ถูกบอกเลิกจ้าง ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงอีกด้วย บางคนเสียความศรัทธาต่อองค์กร อาจจะมองหางานใหม่
ผลกระทบที่เกิดขึ้นกับนายจ้าง
- การลดต้นทุนจากการลดจำนวนพนักงานอาจส่งผลบวกในทางบัญชีของบริษัท แต่ก็เป็นเพียงระยะสั้น ๆ เท่านั้น
- องค์กรอาจจะสูญเสียลูกจ้างที่มีความชำนาญ
- สร้างภาพลักษณ์ที่เสียหายต่อบริษัท เป็นเรื่องไม่ง่ายเลยที่จะรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้กับองค์กร หรือแม้แต่การสรรหาผู้ชำนาญการ คนที่เชื่อว่ามีความสามารถมักจะเป็นผู้เลือกที่จะร่วมงานกับองค์กรที่นายจ้างให้คุณค่ากับพนักงานมากกว่า
- เมื่อเศรษฐกิจฟื้นตัว การจ้างงานอาจจะเติบโตไม่ทันกับบริษัทจากความยากในการสรรหาและใช้เวลาในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ซึ่งค่าใช้จ่ายในการจ้างงานและฝึกอบรมอาจจะสูงกว่า
- องค์กรอาจสูญเสียโอกาสในการแข่งขันในตลาด จากการชะลอตัวมากเกินไปในช่วงลดขนาดขององค์กร
ผลประโยชน์ที่น่าจะได้จากการลดขนาดขององค์กร
ผลประโยชน์ที่อาจจะเกิดขึ้นกับนายจ้าง
- การปรับปรุงและเปลี่ยนแปลง สร้างโอกาสให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันเพิ่มสมรรถนะในการทำงานให้กับลูกจ้างเพิ่มความสำเร็จมากยิ่งขึ้น
- เพิ่มสภาพคล่องทางด้านการเงิน การลดต้นทุนโดยเฉพาะกำลังพลในช่วงเวลาที่องค์กรต้องเจอสภาวะคับขัน
- การมุ่งเน้นคุณภาพได้ดีกว่าเดิมเพื่อรักษาลูกค้า
- การนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้เพื่อทดแทนแรงงาน ทำให้กระบวนการผลิตมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- เน้นการพัฒนาทักษะใหม่ ๆ จัดฝึกอบรมพนักงานที่เหลืออยู่ให้มีทักษะหลากหลาย รวมทั้งการจัดทำคู่มือการทำงานให้มีมาตรฐานมากยิ่งขึ้น
ผลประโยชน์ที่อาจจะเกิดขึ้นกับลูกจ้าง
- ลูกจ้างที่เหลืออยู่อาจจะได้รับโอกาสที่ดีกว่าเดิม เช่น ได้รับการปรับตำแหน่ง เรียนรู้งานและขั้นตอนใหม่ ๆ เพิ่มโอกาสในการเรียนรู้เพื่อความก้าวหน้าในอาชีพต่อไป
- องค์กรสามารถปรับตัว มีความคล่องตัวในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางด้านเศรษฐกิจและแนวโน้มตลาดได้อย่างรวดเร็ว และเหมาะสมยิ่งขึ้น
- มีความมั่นคงในงานในระยะยาวมากขึ้น เมื่อองค์กรผ่านพ้นวิกฤตทางการเงิน
- สร้างวัฒนธรรมองค์กรจากการที่องค์กรขนาดเล็กลง สร้างความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดมากขึ้น และวัฒนธรรมองค์กรที่ยืดหยุ่นมากขึ้น
ปัญหาของการลดขนาดองค์กรโดยการบอกเลิกจ้างลูกจ้าง
จากผลสำรวจ การลดขนาดขององค์กรโดยบอกเลิกจ้างลูกจ้างมักจะเจอปัญหาคล้าย ๆ กันดังนี้
- อัตราการลาออกของพนักงานสูงขึ้น ส่วนใหญ่เกิดจากพนักงานที่เหลืออยู่ขาดความเชื่อมั่นในองค์กร โดยเฉพาะในองค์กรที่ถูกมองว่า พนักงานที่ถูกเลิกจ้างไม่ได้รับการดูแลดีเท่าที่ควร ทำให้เชื่อว่าคนที่เหลืออยู่ก็คงไม่ได้รับการดูแลที่ดีด้วยเช่นกัน
- คุณภาพของสินค้าและบริการไม่เหมือนเดิม อาจจะเกิดจากการที่พนักงานที่เหลือต้องแบกรับงานและภาระของคนที่ถูกบอกเลิกจ้างบางส่วน มีความรับผิดชอบมากขึ้น ซึ่งบางกรณีก็ไม่ได้ถูกสอนงาน หรือไม่ได้มีความชำนาญเฉพาะด้าน บวกกับงานเดิมของตัวเองที่มีอยู่ ทำให้เกิดอาการล้า ผิดหวัง ส่งผลต่อการทำงานทำให้เกิดประสิทธิผลน้องลงกว่าเดิม
- ภาพลักษณ์ขององค์กรจะส่งผลดี ถ้ากระบวนการถูกบอกเลิกจ้างเป็นไปอย่างเหมาะสม ลูกจ้างได้รับการดูแลอย่างให้เกียรติ แต่ในทางตรงข้ามถ้าการเกิดปัญหาระหว่างขั้นตอนการถูกบอกเลิกจ้างอันเกิดจากการความผิดพลาดของนายจ้าง ภาพลักษณ์ขององค์กรจะเสียหายและอาจจะรวมถึงการสูญเสียลูกค้าที่หมดความเชื่อใจในองค์กร
- การสูญเสียบุคลากรที่มีความรู้ ทักษะและประสบการณ์ที่สำคัญ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานในระยะยาวขององค์กร
- ขวัญกำลังใจและแรงจูงใจของพนักงานที่เหลืออยู่ลดลง อาจจะรู้สึกไม่มั่นคงในหน้าที่การงานอีกต่อไปแล้ว
- การตัดลดงบประมาณอาจส่งผลต่อคุณภาพของวัตถุดิบหรือเครื่องมือที่ใช้
วิธีการในการรับมือกับผลกระทบของการลดขนาดองค์กร
อย่างไรก็ตามผลของการลดขนาดขององค์กรไม่ได้การันตีได้ว่าจะออกมาสมบูรณ์แบบ ถูกใจทั้งนายจ้างและลูกจ้าง ดังนั้นขั้นตอนต่าง ๆ จึงมีความละเอียด และต้องมีการวางแผนที่ดี เหมาะสมเพื่อให้กระบวนการส่งผลในทางลบให้น้อยที่สุด ดังนั้นควรมีวิธีการในการรับมือกับผลกระทบของการลดขนาดองค์กรดังนี้
1. ให้การดูแลสนับสนุนแก่ผู้ถูกเลิกจ้างอย่างเหมาะสม
- การสื่อสารให้ข้อมูลการเลิกจ้างต้องโปร่งใส บอกเหตุผลการเลิกจ้างอย่างชัดเจน
- การคัดเลือกลูกจ้างที่ต้องการเลิกจ้างต้องมีความยุติธรรม เป็นไปตามเป้าหมายของการลดขนาดองค์กร
- การให้เงินค่าชดเชยและอื่น ๆ อย่างน้อยต้องเป็นไปตามกฏหมาย
- นำเสนอแผนช่วยเหลือพนักงานที่ถูกเลิกจ้าง การดูแลให้การฝึกอบรมเตรียมตัวในการหางาน (Outplacement Service) มีความเข้าใจกระบวนการสรรหา ตลาดแรงงานเป้าหมาย งานในอุดมคติ เพื่อสร้างความมั่นใจให้ลูกจ้างได้งานตามที่คาดหวัง ตำแหน่ง เงินเดือนรวมทั้งระยะเวลาในการหางานที่เหมาะสมอีกด้วย
2. การดูแลและพัฒนาศักยภาพของพนักงานที่เหลืออยู่
- ต้องสื่อสารสร้างความเข้าใจสถานการณ์ขององค์กรอย่างโปร่งใส เหตุผลของการลดขนาดขององค์กร รวมทั้งแผนการและกลยุทธ์ในการขับเคลื่อนองค์กร รวมทั้งข้อมูลเกี่ยวกับสถานะทางการเงินและแผนธุรกิจขององค์กร ในอนาคตเพื่อสร้างขวัญและกำลังใจ เรียกความมั่นใจ ความเชื่อมั่นในองค์กรกลับมา
- วิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อรองรับการทำงานที่อาจเพิ่มขึ้นของพนักงานที่เหลืออยู่ เพื่อสร้างความมั่นคงในตำแหน่งงาน
- สร้างวัฒนธรรมองค์กรเน้นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงาน และส่งเสริมค่านิยมองค์กรที่เข้มแข็งเพื่อความมั่นคงในระยะยาว แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการนำองค์กรผ่านพ้นช่วงเวลาที่ยากลำบาก
- จัดให้มีช่องทางสำหรับพนักงานในการแสดงความคิดเห็นและความกังวล และแก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- จัดฝึกอบรมการรับมือกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งเข้าใจปฏิกิริยาทางอารมณ์ของพนักงานที่เหลืออยู่ เพื่อประสิทธิผลในการทำงาน และการจัดการการทำงานในทีมให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยบริษัทที่เชี่ยวชาญให้การบริการทางด้าน Outplacement
โดยสรุป การลดขนาดองค์กรอาจส่งผลต่อคุณภาพสินค้าและบริการทั้งในทางบวกและทางลบ การรับฟังความคิดเห็นลูกค้าเพื่อติดตามความพึงพอใจของลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งการวางแผนที่ดีและการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรจะสามารถรักษาภาพลักษณ์ขององค์กรหรือแม้แต่ยกระดับคุณภาพได้ การสร้างความเชื่อใจและความเคารพระหว่างองค์กรกับพนักงานทั้งที่เหลืออยู่และที่ต้องออกไป ซึ่งจะส่งผลดีต่อชื่อเสียงขององค์กรในระยะยาว การจัดการภาพลักษณ์องค์กรในช่วงการลดขนาดต้องอาศัยความระมัดระวัง ความจริงใจ และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การดำเนินการอย่างรอบคอบจะช่วยรักษาความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
