การปรับโครงสร้างขององค์กร

ไม่มีองค์กรใดที่ไม่มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างเลย จะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับความจำเป็นขององค์กร เช่น การขยายตัวของบริษัท การเพิ่มหรือแตกหน่อผลผลิตและการบริการ การลดจำนวนผลผลิตและลดกำลังคนอันเกิดจากสินค้านั้นไม่เป็นที่ต้องการ ถูกแย่งตลาดโดยคู่แข่ง หรือแม้แต่ปัญหาภายในบริษัทเองก็เป็นไปได้ทั้งสิ้น สิ่งที่ทำให้คนเกิดความกังวลไม่ใช่เพราะรับการเปลี่ยนแปลงไม่ได้ แต่เป็นเพราะไม่สามารถคาดเดาผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น การปรับโครงสร้างจึงกลายเป็นเรื่องน่ากังวลสำหรับทุกคน เพราะผลกระทบนำมาซึ่งการได้รับผลประโยชน์ การคงไว้ซึ่งผลประโยชน์ หรือการสูญเสียผลประโยชน์ต่างหาก

ปัจจัยที่ทำให้เกิดการปรับโครงสร้างขององค์กร

แต่ละองค์กรมีความเหมือนและแตกต่างกัน ไม่ว่าจะในด้านผลิตภัณฑ์ การให้บริการ และความต้องการสร้างผลิตภัณฑ์และบริการเพื่อตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า แต่การเปลี่ยนแปลงมักจะขึ้นอยู่กับหลากหลายเหตุผลซึ่งอาจจะเกิดจาก

• การแข่งขันทางการตลาด ซึ่งก็อาจจะมีผลมาจากเทคโนโลยีใหม่ ๆ เงื่อนไขทางการตลาดที่เกิดขึ้น ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไป ทางองค์กรจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนภายในเพื่อต่อสู้หรือนำคู่แข่ง
• การพัฒนาประสิทธิภาพภายในองค์กรให้มีประสิทธิผลในกระบวนการต่าง ๆ ให้ดียิ่ง ๆ ขึ้น การเพิ่มผลผลิต การลดต้นทุนและรายจ่าย รวมทั้งเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
• ความคิดริเริ่มผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ๆ รวมทั้งการปรับเปลี่ยนกระบวนการการผลิต เพื่อให้ตรงกับเป้าหมายและแผนธุรกิจที่วางไว้ ซึ่งย่อมมีผลกระทบต่อลูกจ้างโดยตรง
• ปัจจัยภายนอกก็มีส่วนเร่งให้เกิดการปรับโครงสร้างขององค์กรเช่นกัน เช่น ที่ผ่านมาการแพร่ระบาดเชื้อโรค Covid19 กฎหมายใหม่ ระเบียบใหม่ ๆ ที่มีผลต่อบริษัทโดยตรง
• การควบรวมกิจการ ซึ่งต้องมีการปรับโครงสร้างเพื่อไม่ให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อนในแต่ละแผนกและหน้าที่

มาทำความเข้าใจเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างขององค์กรกันก่อน

การปรับโครงสร้างขององค์กร มักจะหมายถึงการกำหนดแผนการและกระบวนการซึ่งผ่านการคิดไตร่ตรองเล็งเห็นผลดีและผลเสียเพื่อใช้ในการเตรียมตัว การให้ความช่วยเหลือ และการสนับสนุนพนักงานแต่ละคน แต่ละทีม รวมทั้งองค์กรสามารถเปลี่ยนถ่าย ปรับเปลี่ยนจากสิ่งที่เคยปฏิบัติกันมาตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันให้เป็นสถานะใหม่ ๆ เพื่อให้เหมาะสมยิ่งขึ้น  และเพื่อให้เกิดผลกระทบเชิงลบน้อยที่สุดจากการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกี่ยวข้องการจัดการบุคคล กระบวนการและขั้นตอนต่าง ๆ หรือแม้แต่การนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้

แล้วทำไมคนส่วนใหญ่ถึงกังวลต่อการปรับโครงสร้าง?

ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนั้นสามารถส่งผลต่อการงาน ความสัมพันธ์และความมั่นคงในชีวิต มากไปกว่านั้น สำหรับกระบวนการจัดการปรับโครงสร้างขององค์กร จะประสบความสำเร็จได้ตามคาดหรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับการจัดการขององค์กร ถ้าหากมีการจัดการที่ไม่เหมาะสม ก็จะทำให้เกิดภาวะชะงักงัน ส่งผลให้มีทั้งผู้รอดหรือผู้ที่ถูกทิ้งไว้ข้างหลัง คนส่วนใหญ่จึงไม่ค่อยมั่นใจนักว่าการปรับโครงสร้างจะดีหรือไม่ดีต่อพวกเขา ทำให้เกิดสภาวะต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น ในฐานะองค์กร จึงควรคิดหาวิธีว่าจะทำอย่างไรเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานในองค์กรของตนเอง

ข้อคำนึงในการปรับโครงสร้างขององค์กร

การปรับโครงสร้างขององค์กรจำเป็นต้องมีกระบวนการที่ต่อเนื่อง มีการสร้างสมมติฐานในแต่ละขั้นตอน และหาความเป็นไปได้โดยที่ไม่มีความเสี่ยงเพื่อให้การจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เกิดความเสียหายน้อยที่สุด รวมทั้งต้องมีกระบวนการที่ช่วยให้พนักงานสามารถที่จะปรับตัวตามสถานการณ์และเกิดประโยชน์มากที่สุด อย่างเช่น การจัดโปรแกรมสานต่ออาชีพให้แก่พนักงาน (Outplacement Program) หรือการจัดทำโครงการสมัครใจลาออก (Voluntary Early Retirement)

การเปลี่ยนแปลงจึงเป็นเรื่องที่ค่อนข้างท้าทายสำหรับทุกคน เพราะทำให้เกิดการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เริ่มปฏิบัติในสิ่งที่ไม่เคยทำมาก่อน ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงทางด้านนโยบาย การทำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้ รวมทั้งการปรับโครงสร้างขององค์กร ซึ่งบางอย่างอาจทำให้พนักงานรู้สึกต่อต้านเพราะการเปลี่ยนแปลงนั้นจะทำให้กิจวัตรประจำวันเปลี่ยนไปด้วย และมากไปกว่านั้น อาจะส่งผลเสียต่อความปลอดภัยและความมั่นคงในอาชีพการงาน

กระบวนการการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมเท่านั้นที่จะช่วยทำให้เงื่อนไขและอุปสรรคต่าง ๆ ถูกจัดการได้อย่างถูกต้องและสำเร็จราบรื่นด้วยดี องค์กรจึงต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจน มีการจัดการฝึกอบรม มีการเตรียมการและการจัดการข้อกังวลรวมถึงการต่อต้านจากพนักงานที่ไม่ได้มีส่วนรับรู้ ดังนั้น การสร้างสำนึกความเป็นเจ้าของให้พนักงานและให้มีส่วนร่วมกับการเปลี่ยนแปลงจะช่วยทำให้พวกเขาเหล่านั้นยอมรับการเปลี่ยนแปลงและพร้อมที่จะปรับตัวไปตามสถานการณ์ซึ่งนำไปสู่การปรับโครงสร้างได้อย่างสมบูรณ์

ในกรณีที่องค์กรไม่มีความชำนาญในการจัดการ จึงขอเสนอแนะให้หาผู้เชี่ยวชาญมีประสบการณ์เพื่อร่วมวางแผนและกำหนดขั้นตอนเพื่อให้เกิดความราบรื่นและสำเร็จผลเป็นอย่างดีในการปรับโครงสร้างขององค์กร